外贸报价单生成器
高级版 Pro · 使用说明 SOP
Professional Quotation Generator Pro · v3.0
📑 目录
一、工具简介与功能概览
本工具专为外贸业务人员设计，支持在浏览器中直接填写、预览并导出专业报价单（PDF），无需安装任何软件，数据本地保存，操作完全离线。
与标准版相比，高级版 Pro 额外包含：产品库管理（预存常用产品一键导入）、批量导入 CSV/Excel（数百个产品一次性录入）、产品缩略图上传（报价单中嵌入产品图片），大幅提升批量报价效率。
二、标准操作流程总览
完整生成一份报价单，只需按以下 6 个步骤顺序操作：
三、Step 1 · 卖方 / 我方公司信息
此部分信息会出现在报价单顶部左侧，代表发出报价的公司。
| 字段 | 说明 | 示例 |
|---|---|---|
| 公司 Logo | 点击虚线框上传图片（PNG/JPG/SVG），建议尺寸 300×80px | — |
| 公司全称 *必填 | 公司注册全名，用于报价单标题 | Acme Industrial Co., Ltd. |
| 地址第一行 | 街道、楼层、园区 | Unit 8, Harbor Business Park |
| 城市/省份/国家 | 地址第二行，城市至国家 | Qingdao, Shandong, China |
| 电话 / WhatsApp | 含国际区号的联系电话 | +86 532 1234 5678 |
| 邮箱 | 业务邮箱 | [email protected] |
| 网址 | 公司官网地址 | www.yourcompany.com |
| 税号 / VAT No. | 统一社会信用代码或 VAT 注册号 | 91330000XXXXXXXXXX |
| 银行账户信息 | 收款银行及账号 | Bank of China, Account: XXXX |
四、Step 2 · 买方 / 客户信息 & 报价参数
📋 报价单基本信息
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 报价单编号 | 系统自动生成（如 QT-2025-1042），可手动修改 |
| 报价日期 | 自动填入当天日期，可修改 |
| 有效期至 | 默认 30 天后，建议与报价策略匹配（通常 15~30 天） |
🚢 贸易条款
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 贸易术语（Incoterms） | 从下拉菜单选择：FOB / CIF / DAP / EXW / CFR / DDP / FCA / CPT |
| 目的港 / 目的地 | 收货港口或地址 |
| 交货期 | 如 20-25 working days after deposit received |
| 付款方式 | 如 T/T 30% deposit, 70% before shipment |
💱 货币与汇率
工具支持 12 种主流货币：USD / EUR / GBP / JPY / AUD / SGD / CNY / AED / BRL / MXN / INR / RUB。使用多货币时，可设置换算汇率，报价单会同时显示换算后金额。
五、Step 3 · 产品 / 服务明细
产品明细是报价单的核心，每一行代表一个产品或服务项目。
| 列名 | 填写说明 | 必填 |
|---|---|---|
| 产品描述 | 产品英文名称，建议清晰完整 | 必填 |
| 规格/型号 | 产品型号、规格参数，如 1" × 50m | 选填 |
| 单位 | 计量单位，如 pc / set / roll / meter / kg | 必填 |
| 数量 | 本次报价数量 | 必填 |
| 单价 | 报价货币下的单品售价 | 必填 |
| 总毛重 (kg) | 用于自动统计总重量 | 选填 |
| 总体积 (m³) | 用于自动统计总体积 | 选填 |
| 产品缩略图 | 上传产品照片，显示于报价单（Pro 特有） | 选填 |
💰 价格调整（折扣 / 税费 / 运费）
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 折扣率 (%) | 全单折扣百分比，如填 5 表示 95 折 |
| 税率 / VAT (%) | 如向欧洲客户报含税价，可填入增值税率 |
| 运费 / 杂费 | 以报价货币计，直接加入总价 |
六、Step 4 · 条款与备注
此页面配置报价单底部显示的备注说明、合同条款和签字栏。
| 区域 | 说明 |
|---|---|
| 买方备注 | 自由文本，如价格说明、检验条款、包装要求等 |
| 条款与条件 | 每条单独一行，PDF 中自动编号为有序列表 |
| 卖方签字说明 | 如 Sales Manager, Authorized Signatory |
| 买方确认说明 | 如 Accepted by, Authorized Representative |
| 是否显示签字栏 | 选择「显示」则报价单底部添加双栏签字区域 |
常用标准条款参考（可直接复制使用）：
All prices are subject to change without prior notice.
Goods remain the property of the seller until full payment is received.
Claims must be raised within 7 days of receipt of goods.
Force majeure events excuse any delay in performance.
This quotation is valid for 30 days from the date of issue.
七、Step 5 · 样式与语言
选择报价单的视觉风格和输出语言，不影响填入的数据内容。
🎨 9 套配色主题
🌐 8 种输出语言
八、Step 6 · 预览 & 导出 PDF
导出 PDF 是最终输出环节，请严格按以下步骤操作，否则配色将丢失。
- 点击「刷新预览」查看报价单最终效果，确认内容无误
- 点击「导出为PDF」按钮（红色按钮），浏览器打印对话框弹出
- 将「目标打印机」或「Destination」改为「另存为PDF / Save as PDF」
- 重要：展开「更多设置」，勾选「背景图形（Background graphics）」
- 点击「保存」，选择保存路径
九、📦 产品库管理
产品库用于存储常用产品信息，填写报价单时可一键导入，无需重复录入。此功能为高级版 Pro 专有。
将产品添加到报价单
- 在产品库表格中勾选需要报价的产品行（可多选）
- 点击底部「选中添加到报价单」或「全部添加」
- 系统自动跳转回「产品明细」页，数量/单价等可再次调整
十、📥 批量导入 CSV / Excel
支持将现有产品清单通过 CSV 或 Excel（.xlsx / .xls）批量导入产品库，一次性录入数百个产品。此功能为高级版 Pro 专有。
CSV 文件格式要求
表头（第一行）必须按以下字段顺序排列：
型号名称, 规格参数, 分类, 数量, 单位, 单品单价, 单品净重(kg), 单品毛重(kg), 单品体积(m³), 货币类型, 备注
# 示例数据行
Garden Hose 1/2",1/2"×50m,Hoses,100,roll,8.50,1.2,1.35,0.02,USD,Standard Grade
- 准备好符合上述格式的 CSV 文件
- 进入「产品库」页面，点击「批量导入」按钮
- 选择本地 CSV 或 Excel 文件，系统自动解析并追加到产品库
- 检查导入结果，对有误的行手动修正
十一、🕘 历史记录与复用
每次点击「保存」（顶部工具栏）后，当前报价单的完整快照会存入浏览器本地，最多保留 30 条记录。
十二、❓ 常见问题
Q1：导出的 PDF 没有颜色，变成黑白了怎么办？
请重新导出：点击「导出为PDF」→ 打印对话框中展开「更多设置」→ 勾选「背景图形（Background graphics）」→ 另存为PDF。
Q2：关掉浏览器后数据还在吗？
只要不主动清除浏览器数据，数据会保留在本地。每次使用前请先点击「保存」进行快照，防止意外丢失。
Q3：产品图片可以导入 PDF 吗？
可以。在产品明细表中，点击每行的图片区域上传图片，导出 PDF 时会自动嵌入报价单中。建议图片尺寸不超过 500KB 以保证 PDF 大小合理。（Pro 特有功能）
Q4：如何生成 Proforma Invoice（形式发票）而不是 Quotation？
进入「样式与语言」→ 在「标题自定义」框内填入 PROFORMA INVOICE，即可替换报价单顶部大标题。
Q5：每页最多可以放多少行产品？
工具会根据内容自动分页，每页约 8~12 行（取决于是否有产品图和规格字段长度）。
Q6：CSV 导入时提示格式错误怎么处理？
检查：① 第一行为规定表头（顺序完全一致）；② 文件编码为 UTF-8；③ 数字字段中不含非数字字符。
Q7：工具可以在手机上使用吗？
支持移动端浏览器访问，但由于表格列数较多，建议横屏或在 PC/平板上操作，体验更佳。
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